مهم ترین نکات انتخاب و اجاره فضای کار اشتراکی

به قلم: وحیده حسینی

“مطلوب” را از نگاه خودتان تعریف کنید و به انتخاب فضای کار اشتراکی بپردازید.

فضاهای کار اشتراکی می توانند گزینه مطلوبی برای شما باشند اگر که یک فریلنسر، کارآفرین فردی یا یک شرکت نوپا (استارتاپ) هستید که قصد عملیاتی کردن ایده خود را دارد. بیرون آمدن از دفاتر کاری خانگی، خروج از انزوا و ارتباط با افراد جدید برای یک فریلنسر می تواند جزو مزایایی باشد که یک فضای اشتراکی می تواند فراهم کند. همینطور برای فرد کارآفرین می تواند رسمیت بخشی و تلاش بیشتر به همراه داشته باشد، چرا که با حضور در فضای کار اشتراکی و پرداخت هزینه های آن، به نوعی نسبت به پیشبرد هدفش متعهد می شود.

مطلوبیت فضاهای کار اشتراکی برای استارتاپ ها

این مطلوبیت برای یک شرکت استارتاپ، صرفه جویی قابل توجه در راه اندازی و تجهیز دفتر کاری است چراکه در ابتدای تأسیس یک شرکت، هزینه های گزافی به موسس یا موسسین تحمیل می شود. شرکت های استارتاپ می توانند با استفاده از فضاهای کار اشتراکی، ریسک هزینه های غیرضروری را کاهش دهند. کم نبوده اند شرکت هایی که یک الی دوسال پس از تأسیس به حراج وسایل و تجهیزات خود پرداخته اند. لذا با استفاده از خدمات و تسهیلات چنین مراکزی، نگرانی ناشی از از دست رفتن سرمایه کاهش می یابد.

اما با تمام این مزایا، عدم توجه به برخی نکات می تواند مطلوبیت چنین فضاهایی را برایتان کم کند یا که از بین ببرد. در این نوشته مهم ترین نکاتی را که می بایست در انتخاب فضای کار اشتراکی مطلوبتان مدنظر قرار دهید آورده ایم.

یک فضای کار اشتراکی مطلوب چیست؟

واقعیت آن است که صفت “مطلوب” در نگاه افراد و کسب و کارهای مختلف، فرق دارد.پس ابتدا پیشنهاد می کنیم “مطلوب” را از نگاه خودتان تعریف کنید و بعد به انتخاب فضای کار اشتراکی بپردازید.

برای آغاز می توان از پاسخ سوالات “چه هستیم و چه می خواهیم؟” کمک گرفت. با مشخص کردن آنچه می خواهید یا حتی آنچه نمی خواهید، می توانید به مقایسه مابین فضاهای کار اشتراکی مشغول شوید. بدین شکل که به هر مجموعه فضای اشتراکی که کاندیدا شده است، بر حسب اهمیت گزینه هایتان امتیاز داده و با جمع امتیازات هر یک، گزینه مطلوبتان را شناسایی کنید.
با این مقدمه، به سراغ منظور اصلی این نوشتار می رویم.

نکات مهم در انتخاب و اجاره فضای کار اشتراکی

1- مکان قرار گیری

امروزه و به خصوص در کلان شهرها، محل کار نزدیک به خانه، از رویا گذشته و به سودا رسیده است! می دانید که سودای جیزی در سر داشتن یعنی خواستنی که قبل از آنکه دیگران بگویند خودِ شخص هم می داند دست یافتنی نیست. اما فضاهای کار اشتراکی به دلیل انتخابی بودنشان می توانند تا حد زیادی این خواسته را برآورده سازند.

از سویی دسترسی آسان به مشتری هایتان، فاصله کوتاه نسبت به سیستم حمل نقل شهری و مترو، فروشگاه مواد غذایی و دیگر امکاناتی که برای “شما” اهمیت دارند هم حایز اهمیت هستند.

2- امکانات و خدمات رفاهی و سبک چیدمان فضا

فراهم بودن آنچه برایتان اهمیت دارد را حتما قبل از قرارداد، بسنجید. ظواهر شیک و شکراندود! را بیشتر بررسی و ارزیابی کنید.

از سوی دیگر، طراحی داخلی و چیدمان می بایست با کسب و کار شما تناسب داشته باشد. برای ارایه کسب و کارتان در حوزه طراحی دکوراسیون، بهتر است با مشتریانتان در فضایی جذاب و شیک قرار بگذارید؛ و یا اگر کسب و کار چند نفره دارید، بهتر است از بین فضاهای کار اشتراکی که در کنار میز و صندلی، کابین هایی طراحی کرده اند، انتخاب کنید.

سیستم گرمایش و سرمایش و تهویه فضا، کیفیت اینترنت در ساعات کاری مدنظر شما، سیستم امنیت و همچنین الزامات ایمنی (کپسول های آتش نشانی، فرار اضطراری)، کیفیت کافه و خدمات پذیرایی، خدمات تعمیر و نگهداری، اتاق جلسات، لابی در شان کسب و کار شما می تواند دیگر موارد چک لیست شما باشند.

3- بودجه

مهم ترین عامل می تواند بودجه باشد، حتی اگر مطلوب ترین گزینه را بیابید، باید آن را با بودجه تان تطبیق دهید چرا که قطعا بدهی در لیست خواسته های هیچ فردی نیست! لاجرم باید بین خواسته هایمان و بودجه مان تعادلی برقرار کنیم که بااهمیت ترین گزینه هایمان را بدست بیاوریم.

4- قوانین مناسب و امکان توسعه در آینده

اگر فریلنسر هستید و یا کسب و کار نوپا دارید، بدیهی است که زمان کاری تان سیال باشد و گاهی حتی روزهای تعطیل را به کار اختصاص دهید. بنابراین از انعطاف زمان کاری و همچنین خدمات و امکانات رفاهی فضای کار اشتراکی مدنظرتان اطلاعات جامعی کسب کنید.

نکته مهم دیگر اینکه امکان اصلاح قرارداد برای توسعه فضای تان در صورت نیاز را نیز بررسی کنید. چرا که جابجایی مداوم بین فضاهای کار اشتراکی چندان/ هیچ دوست داشتنی به نظر نمی رسد!

5- فضای کار اشتراکی معروف (برند) یا فضای کاری معمولی

انتخاب بین این دو گزینه نیز از جمله دشوارترین هاست. گرچه اگر اولویت ها را مشخص کنید آسانتر می شود. انتخابی بین حضور در شلوغی و رقابت برای دسترسی به خدمات و تجهیزات در فضاهای کاری معروف یا استفاده از فضایی معمولی یا کوچک تر اما با آسایش اندکی بیشتر. معطلی برای استفاده از تجهیزات، احتمالا ما را به یاد یک ساعت وقتی می اندازد که برای باشگاه ورزشی اختصاص داده ایم اما نیمی از آن را در صف دستگاههای ورزشی ایستاده ایم!

6 – رویدادها (AVENTS)

و اما یکی از مهم ترین نکات انتخاب فضاهای کار اشتراکی، برگزاری رویدادهایی است که طی آن کارآفرینانِ موفق به بیان و تبادل تجربیاتشان می پردازند یا گردهمایی های مشترکی که بین همکاران و یا استارتاپ ها شکل می گیرد. چنین رویدادهایی به دلیل ماهیت شان و ایجاد ارتباطات آتی می توانند پرشور، انگیزاننده و پیش برنده باشند.

7- کسب و کارهای هماهنگ و همسو

حضور در میان کسب و کارهای شبیه و در کمترین حالت هماهنگ با زمینه کاری، می تواند به ایجاد قطب خلاقیت و ایده پردازی و رقابتی سالم منجر شود. از سویی مدیریت مرکز کار اشتراکی می تواند در بودجه بندی خود، با اطمینان بیشتری به خرید تجهیزات مرتبط، بودجه اختصاص دهد. این دو عامل در کنار هم می تواند فضای کار اشتراکی را برای انواع خاصی از کسب و کارها تبدیل به قطب تخصصی نماید.

نکته دیگر آن است که علاوه بر ویژگی های صنعت یا زمینه کاریتان، فرهنگ سازمانی نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. مشخص است که فضاهای کار اشتراکی پرازدحام برای فردی که نیاز به تمرکز فکری دارد، نوعی بازدارنده است مانند مطالعه کتاب فلسفی در قطار مترو!

8- تیم مدیریتی

رسیدیم به “علت العللِ” هر آنچه تا اکنون گفتیم. مدیران معمولا از چشم اندازهای پرشکوه و ماموریت های بااهمیت سخن می رانند اما باید آنچه در عمل انجام می دهند را دید. تیم مدیریتی، خواسته یا ناخواسته تمامی نگرش ها و بینش های خود را در قوانین و واکنش هایش بروز می دهد.

در بخش ذیل برخی موارد مهم اثرگذاری تیم مدیریت که چندان به چشم نمی آیند اما در احساس امنیت و آرامش تان موثرند را آورده ایم:

• مدیریت می تواند بر نحوه ارتباط مستأجران با هم و تعامل نیروهای ارایه دهنده خدمات اثر بگذارد.

• مدیریت برای حل اختلافات احتمالی بین اعضا راه حل های مناسب طراحی می کند تا شما به خاطر بی مبالاتی فردی دیگر مجبور به ترک یا تحمل فضای کاری نشوید.

• توانمندی مدیریت در وضع قوانین کاربردی و منعطف و مهم تر از آن؛ اجرایی کردن آنها، خیال شما را از بسیاری لحاظ آسوده می شود.

• واکنش های مسوولانه ی مدیریت فضای کار اشتراکی در برابر اتفاقات، خرابی ها و بحران های محتمل.

احتمالا شما نیز در ذهنتان در حال مرور مواردی از این دست هستید، مواردی که نقش پیشین و پسین مدیریت را در فرایندهای کاری شبیه سازی می کنند.

با توجه به رشد سریع مراکز کار اشتراکی در یک دهه اخیر در دنیا و ارایه خدمات به روزتر و متنوع تر، انتخاب نیز دشواتر می شود لکن امید داریم که با شناسایی “مطلوب ” خودتان و در نظر گرفتن نکات بالا، به انتخابی بهینه دست یابید.

آکادمی کسب و کار پالن، یکی از مراکز فضای کار اشتراکی در شهر تهران است که مجموعه ای خدمات شامل ارائه فضای کار اشتراکی، اتاق جلسات مجهز، برگزاری رویدادهای کارآفرینی و دورهمی های استارتاپی، مشاوره کسب و کار و … را ارائه می دهد. با مراجعه به بخش خدمات پالن، می توانید با مجموعه این خدمات برای کسب و کارتان آشنا شده و از این خدمات، با کیفیتی مطلوب و هزینه ای مقبول، استفاده نمایید.